Pada zaman dulu, para pebisnis harus mencatat setiap transaksi di beberapa buku. Untuk catatan stok barang, ia mesti menyediakan buku lagi. Pokoknya ada berbagai macam buku catatan dagang yang harus disediakan.
Ketika saatnya tenggat pelaporan, buku-buku itu akan dikumpulkan. Kemudian hasil akhirnya dihitung secara detail. Ya, tentu saja dilakukan secara manual. Bahkan jika ada selisih sedikit saja, pebisnis yang baik akan mengulang penghitungannya dari awal.
Ia bakal menghitung lembar demi lembar. Bahkan setiap lembar kwitansi hasil transaksi pun tak akan luput dari kalkulasinya. Sebab jika tidak teliti, ia akan mengaramkan perahu bisnis yang sudah dikayuhnya.
Untunglah dunia semakin modern. Para pebisnis di dunia bisnis yang semakin kompleks pun tak perlu lagi khawatir lagi soal salah hitung akibat proses manual. Sebab kini segalanya sudah bisa dijalani dengan proses komputasi.
Software Akuntansi
Akuntansi yang dulu dipahami sebagai mata pelajaran atau mata kuliah yang rumit, kini bisa dilakukan dengan mudah berkat bantuan berbagai software komputer maupun ponsel.
Secara lengkap pengertian software akuntansi adalah sebuah sistem perangkat lunak yang dibuat dan dirancang untuk mengolah proses akuntansi, dari mengumpulkan data transaksi, hingga menghasilkan laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat melalui perangkat seperti komputer, tablet dan hp.
Kamu bisa mencatat transaksi, mencatat ketersediaan barang, menghitung gaji karyawan, memberikan diskon kepada pelanggan, dan lainnya secara mudah. Semuanya tidak lagi memerlukan proses manual dengan banyak buku catatan yang merepotkan.
Ya, hanya dengan memakai aplikasi akuntansi, para pebisnis sudah mendapatkan laporan perkembangan bisnisnya hanya dengan beberapa klik saja. Sangat memudahkan.
Jenis-Jenis Software Akuntansi
Ada berbagai jenis software akuntansi. Pada mulanya, software akuntansi hanya berupa program offline yang memanfaatkan keterkaitan database yang disimpan di folder komputer.
Bahkan sebelumnya, banyak yang memanfaatkan kelebihan dari Microsoft Excel untuk menghitung transaksi. Namun kesederhanaan software ini tidak bisa menjawab ketika sebuah bisnis harus dikerjakan dengan sistem remot dan banyak cabang.
Oleh karena itu munculah beragam software akuntansi dengan sistem online atau terkoneksi ke internet. Software jenis ini memanfaatkan penyimpanan awan (cloud) yang aman untuk menyimpan catatan-catatan transaksi.
Kelak ketika catatan itu dibutuhkan untuk mengontrol bisnis, maka penyimpanan itu bisa dipanggil dengan mudah. Kemudian catatan itu juga bisa diperbaiki kapan saja dan dimana saja dengan perangkat yang cukup fleksibel.
Fitur-Fitur yang Wajib Ada Pada Software Akuntansi
Meski memakai pola yang sama, yakni menghitung transaksi bisnis secara otomatis, namun tidak semua software memiliki fitur yang sama. Sehingga kamu mesti jeli dalam memilih software akuntansi yang akan dipakai.
Berikut ini saya tuliskan fitur-fitur yang wajib ada pada sebuah software akuntansi.
1. Laporan Keuangan Real-time
Setiap pebisnis pastilah pengin mengetahui hasil dari usahanya tanpa kenal waktu. Bisa di tengah pekan, bahkan bisa jadi dua hari sekali. Oleh karenanya diperlukan software akuntansi yang bisa memperlihatkan laporan keuangan secara real-time, pada waktu nyata saat itu.
Software akuntansi dengan tipe online biasanya memiliki fitur ini lengkap dengan laporan keuangan terkini dari berbagai cabang.
Laporan keuangan yang real-time juga bisa sangat bermanfaat untuk mengenalkan bisnis kita terhadap klien baru maupun investor yang akan bergabung kedalam gerbong bisnis.
Jadi fitur ini sangat penting untuk dimiliki pada sebuah software akuntansi. Apalagi yang tampilannya atau user interface dan user experience-nya bagus.
2. Laporan Akuntansi yang Mudah Dipahami
Adakalanya sebuah software akuntansi dibuat hanya untuk akuntan-akuntan profesional. Sehingga bahasa dan proses yang terdapat didalamnya hanya bisa dipahami oleh mereka yang kuliah akuntansi bertahun-tahun.
Padahal sebuah software ditujukan untuk mempermudah penggunaan dan mampu menyajikannya dalam sebuah laporan dengan metode akuntansi yang benar. Bahkan meski dibuat oleh orang yang tak memahami akuntansi.
Dengan fitur ini ada pada sebuah software akuntansi, maka kamu bisa melihat daftar akun (CoA), buku besar, neraca saldo, entri jurnal, aset, dan unsur-unsur akuntansi lainnya tanpa harus belajar akuntansi bertahun-tahun.
3. Catatan Arus Kas dan Transaksi Keluar-Masuk Secara Real-time
Fitur ini sebetulnya jadi fitur utama dari setiap software akuntansi. Tapi tak semua software akuntansi memiliki catatan yang real-time. Jadi kamu mesti pandai-pandai memilih, ya.
Fitur ini sama seperti laporan keuangan real-time. Kamu bisa melihat catatan arus kas serta transaksi keluar-masuk tanpa harus menunggu cut-off laporan keuangan periode tertentu berakhir.
Laporan seperti ini yang tersaji secara real-time tentu banyak manfaatnya bagi bisnis.
4. Pembuatan dan Pencatatan Invoice Otomatis
Pernahkah kamu membuat invoice secara manual? Jika pernah, tentu merepotkan jika kamu memiliki ratusan transaksi yang harus dibuat invoice-nya. Belum lagi mencatatnya kedalam buku transaksi.
Nah, seharusnya sebuah software akuntansi yang baik harus memiliki fitur ini didalamnya. Sehingga kamu tidak perlu repot-repot membuat satu-persatu invoice kemudian mencatatnya di buku transaksi.
5. Catatan Stok Barang yang Lengkap
Catatan stok barang nyaris ada pada semua software akuntansi saat ini. Namun kamu juga perlu mempertimbangkan adanya fitur tambahan dari catatan tentang stok barang ini. Sehingga catatan stok barang tidak hanya mencatat barang yang masuk-keluar saja.
Kamu juga perlu mempertimbangkan apakah dalam fitur ini sudah tersedia data barang yang paling laris, penyediaan program bundling dan diskon, harga rata-rata barang, serta harga khusus untuk pelanggan tertentu.
6. Pengaturan Manajemen Keuangan
Banyak bisnis yang gulung tikar karena gagal dalam mengatur keuangan. Oleh karenanya silakan cari software akuntansi yang membantumu untuk mengatur keuangan.
Apa yang bisa dilakukan software akuntansi dalam membantu pebisnis melakukan manajemen keuangan? Banyak. Salah duanya yakni mengatur pengeluaran dan mengatur anggaran berdasarkan data yang ada sebelumnya.
Melakukan manajemen keuangan bisa membuat bisnis lebih efektif. Sebab ada kalkukasi yang sudah dilakukan agar kamu hanya mengeluarkan pada apa yang memang seharusnya dibutuhkan.
7. Bisa Menghitung Pajak
Warga negara yang baik adalah taat pajak, dan pebisnis yang baik adalah mereka yang membayar kewajiban pajaknya. Sayangnya tak semua pebisnis tidak membayar pajak karena tak mau, tapi tak mampu menghitung.
Software akuntansi yang baik akan menambahkan fitur agar para penggunanya bisa menghitung pajak sesuai dengan ketentuan. Bukan hanya menghitung, bahkan melakukan otomatisasi dari setiap transaksi dan melaporkan juga.
8. Responsivitas Perangkat
Keunggulan software akuntansi modern adalah mampu dioperasikan di berbagai perangkat. Tidak seperti dulu yang hanya bisa dilakukan di komputer kasir maupun bagian keuangan saja.
Dengan adanya fitur yang bisa membuat software akuntansi bisa dioperasikan di berbagai perangkat, maka mobilitas bisnis bisa dengan mudah dijalankan. Bisnis jadi lebih dinamis dan lebih mudah berkembang.
Pertanyaannya kemudian, adakah software akuntansi yang memiliki delapan fitur itu sekaligus? Bahkan sebagai awalan kamu bisa mencobanya dengan gratis. Ada? Ada, dong.
Kamu bisa mencoba software akuntansi yang banyak ditemukan di google. Delapan fitur itu ditambah dengan tampilan yang ringan dan mudah dioperasikan, membuat software ini layak kamu pertimbangkan.
